読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

これであなたもできる部下!上司に報連相(ほうれんそう)するときに意識すべき3つのこと。

オピニオン 仕事

f:id:yoshitokamizato:20160425191303j:plain

さぁ!仕事のことに関してもどんどん情報発信していきますよ〜!

 

今までは、社会自分ブロガーとして「仕事に関する記事を書く」という役割をあまり果たせていなかったので、それに関してもどんどん持論を語っていきたいと思います!

 

突然ですが、仕事を円滑に進めるにあたり、大切なってくるのが上司への進捗報告ですよね。

 

これをきちんとできなければ、自分の意図を十分に伝えることができず、的を得たアドバイスを得ることもできません。

 

そうすると、報告のためにあてた時間が何のための時間なのか、よくかわからなくなってしまいます。

 

無駄な時間を過ごさないためにも、きちんと自分が置かれている状況を伝えるためにも「わかりやすく手短に必要な情報を伝える」ということが大切になってきます。

 

そこで、実際に上司に進捗報告するときにぼくが意識している3つのことをお話ししたいと思います。

 

上司に進捗報告するときに意識すべき3つのこと

こちらが、ぼくが意識している3つのことです。

 

この3つを頭に入れておくと、すんなり進捗報告ができるようになります。

 

 

それでは、一つ一つについて詳しく説明していきましょう!

 

 1.資料をパワポにまとめる

 

これは、特に研究職の方に意識していただきたいことです。

 

報告される側の立場に立ってみれば、いろんなデータが紐付けされていない資料ほどわかりにくいものはないですからね!

 

いつも第一線に立って仕事をしている自分なら、当然のように理解できることでも、他の人からすればめちゃくちゃわかりづらいなんてことはよくあります。

 

だから、できたら表やグラフを使って「わかりやすさ」を意識して資料を作ってみてください。これをやるのとやらないのとでは、話し合いの質がだいぶ違ってきます。

 

せっかくなら有意義な時間にしたいですよね?

 

ダラダラ仕事なんてしたくないですよね?

 

そう思うのであれば、報告すべきことはわかりやすくパワポにまとめて、サクッと報告しちゃいましょう!

 

2.どういう質問をされるか予測する 

 

いきなり不意打ちで質問されても焦っちゃいますよね?

 

だから、先回りして突っ込まれそうなところ潰しておくんです。

 

「こういう説明をすると上司はこういう疑問が出てくるだろうから、それを聞かれたらこう答えよう!」

 

こういうふうに先回りして、質問されそうなことに対する答えを用意しておけば、そこまで焦ることは無くなります。

 

これは、ある程度経験による部分もあると思うので、地道に試行錯誤を繰り返して、予測の精度を高める必要があります。

 

試行錯誤を繰り返し、ある程度まで精度が高まってくると、面白いように予想が当たるようになります。

 

そうすればもうしめたものです。

 

報告をしている最中に、上司から予想通りの質問をされた時には、思わず「よっしゃ!予想通り!」と心の中でガッツポーズをしてしまいます。

 

3.どういう風に説明するかイメトレする 

 

これは質問を予想するということにもつながるのですが、報告をする前には頭の中で一度、さらっとでいいので「どういう風に説明するか?」ということをイメトレしてみたほうがいいです。

 

それをやっておくと、どういう順番で、どういう説明の仕方で、今後どうしようと考えているのかを、わかりやすく手短に伝えられるようになります。

 

イメトレしないと、わかりにくい説明をしてしまったり、無駄に長くしゃべってしまったり、自分が一番話したいことが何なのかがはっきりしなくなってしまいます。

 

すんなりと短い時間で報告を終えるためにも、一度かる〜くイメトレをしてから上司に進捗を報告しましょう!

 

まとめ

仕事を進める上では、わかりやすく進捗報告することはとても大切です。

 

できるだけ、手短にわかりやすく伝えることを心がけましょう!

 

あと、進捗報告をするときにもう一つ気をつけたほうがいいと思うことは「上司の言うことが全てではない」ということです。

 

あくまでも、進捗報告はアドバイスをもらうため、そしてお互いの認識のズレを防ぐためのものです。

 

個人的には、いくら上司に間違いを指摘されたことでも、自分なりに一生懸命考えて「いやいや、どう考えても自分の方が正しいでしょ。」と思った場合には自分の意見を押し通すべきです。

 

大丈夫!もしそれで失敗したとしても、きっと大きく成長できます!それに、一人の失敗くらいで会社の経営は傾きません!もしそうなるなら、それは会社の経営体制が悪いだけです!

 

なので、上司に進捗報告する場合には、全てをうのみにせず、自分で考えて行動するということを念頭に置いて実行しましょう!

 

そうしないと、上司の言いなりになるだけの人材になってしまいます。そんな状態で仕事してても楽しくありませんよね。

 

大切なのは、あくまでも自分で考えて行動することです。

 

上司をうまく使えるようになりましょう!だって、その仕事の第一人者はあなたなのですから!

 

 

 

ツイッターやフェイスブックでブログの更新お知らせ中!!

 

フォローお待ちしております!!